EVRENSEKİZ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Belediye Kanunu, 5393 sayili Belediye Kanununun 48.maddesine dayanarak kurulmuş ve Belediye Başkanlığına bağlı olarak çalışan bir birimdir.

YAZI İŞLERİ MÜDüRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ

• Belediye meclisi ile ilgili görevleri,
• Belediye encümeni ile ilgili görevleri,
• Genel evrak kayıt ile ilgili görevleri,
• Yazi İşleri biriminin gerçeklestirme görevlisi olarak görevleri
• Evlendirme memurlugu ile ilgili görevleri
• Personel işleri ile ilgili görevleri
• Diğer görevleri.

Belediye Meclisi ile ilgili görevleri:

• Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havaleli konuları, gündem maddesi olarak hazırlayıp Meclis Başkanlığına sunmak.
• Meclis toplanti göndeminin, bir önceki birleşime ait meclis karar özetleri ve kararların birer adet fotokopileri ile birlikte zabıta memurları aracılığı ile 5393 sayılı Belediye Kanununun 21. maddesine göre meclis üyelerine en az 3 gün önceden imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak.
• Belediye Meclisi ve Komisyonlarinin çalismalarina yardimci olmak, karar ve raporlarini yazmak, Meclis toplanti tutanaklarini hazirlamak, baskanlik divanina imzalatmak ve bu tutanaklari bir dosyada saklamak, incelemeye hazir bulundurmak, 
• Meclis üyelerinin, meclis toplantilarina devamliliklarini belirlemek üzere meclis baskanliginca tutulan puantaj cetvelini saklamak.
• Meclis toplantisi bittikten sonra alinan kararlari, meclis baskani ve meclis katiplerine imzalatmak ve onaydan sonra gelen meclis kararlarinin bir suretini kendi bünyesinde arsivlemek, bir suretini de geregi için ilgili müdürlüge göndermek.
• Alinan meclis kararlarini meclis karar defterine yazmak, ve meclis baskani ile meclis katiplerine defteri imzalatmak.
• Belediye meclis üyelerine, gerek meclis toplantisina, gerekse Ihtisas Komisyonu toplantilarina katildiklari her gün için ödenecek olan huzur hakki puantaj hazirlamak ve geregi için ilgili müdürlüğe göndermek.

Belediye Encümeni ile ilgili görevleri:

• Belediye Baskanindan ve Belediye birimlerinden havaleli konulari gündem maddesi olarak encümene sunmak.
• 5393 sayili Belediye Kanununun 35. maddesine göre, haftada 1 gün toplanan belediye encümeninin almis oldugu kararlarin yazilmasini, arsivlenmesini ve geregi için ilgili birimlere gönderilmesini saglamak.
• Encümence alinan kararlari encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararlari encümen baskani ve üyelere imzalatmak.
• Encümen toplantisina katilan encümen baskani ve üyelerine ödenecek olan huzur hakki için puantaj düzenlemek, geregi için Personel Müdürlügüne göndermek.

Genel evrak kayit ile ilgili görevleri:

• Belediye Baskanligina kamu kurum ve kuruluslardan gelen evraklarin kaydini yapmak ve ilgili birimlere zimmet karsiligi teslim etmek.
• Belediye baskanliginca cevap verilmesi gereken yazilara cevap yazmak.
• Belediye Baskanligina vatandaslar tarafindan verilen dilekçelerin kaydini yapmak ve ilgili birimlere zimmet karsiligi teslim etmek.
• Belediyeden posta ile gönderilecek evraklarin posta zimmet defterine islenerek PTT' ye zimmet karsiligi teslim etmek.
• Asker ailesi yardimi basvurularini kabul etmek.4109 sayili yasaya göre islem yapmak

Gerçekleştirme görevlisi

• Yazi Isleri biriminin ve baskanlik makaminin ve yazi isleri biriminin ihtiyaci olan mal ve hizmet alimlarinda 4734 sayili ihale kanununa göre ihale komisyonu baskanligi yapar.
• Ihale kanununun 22/b maddesine göre yapilan mal ve hizmet alimlarinda lüzum müzekkere ile talepte bulunur fatura ve eklerini ödenmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne sevk eder.
• Diger birimlerin ihalelerinde ihale komisyonu üyeligi yapar.
• Temsil , tören,agirlama ve sosyal yardim alimlarinda gerçeklestirme görevlisidir.

Evlendirme memurlugu

• Birbirileri ile evlenmek isteyen kadin ve erkegin evlenmeye dair müracaatlarini kabul etmek.
• Mevzuatin öngördügü sekilde evlenme dosyasini hazirlamak
• Evlenme akdini yapmak
• Aile cüzdani düzenleyip vermek
• Evlenmenin nüfus kütüklerine tescilini saglamak
• Evlenme kütügü ve dosyalarini iyi bir sekilde muhafaza etmek
• Denetim yapmak isteyen yetkililere gerekli kolayligi göstermek
• Evlendirme memurlari nüfus müdürlüklerine karsi sorumludur.

Personel isleri

Yazi isleri bölümünde personel arasinda görev dagilimi yapmak, yeni görevler vermek, noksanliklari tamamlattirmak, gerekirse bilirkisiden (avukat, uzman vs) görüş almak, Belediye personeli izinlerini, hastalik raporlarini sevk islemlerini takip etmek ve dosyalamak, Belediye Personeli sicil is ve islemlerini yapmak, personelin özlük dosyalarini tutmak, saklamak ve dosyalar üzerindeki personel hareketini saglamak, Uygulamalara esas olmak üzere tüm personelle ilgili bilgi ve kararlari iletmek, yerine getirilmesini saglamak, Belediye Personeli kadro, derece , kademe ,birlestirme ve emeklilik islemlerini takip etmek, personel konusunda baskana gerekli bilgiyi vermek, öneride bulunmak, Belediye personelinin kilik kiyafetini ilgili talimatlar geregi takip etmek, personelin uymasini saglamak, uygunsuzluklari tutanakla belediye baskanina bildirmek, Tüm memur ve isçi kadrolarini ayarlamak ve eksik kadrolarin tamamlanmasi için Baskana öneride bulunmak, Belediye hizmet binasinin düzen, temizlik, gövenlik v.b.durumlarini saglamak ve kontrol etmek, ihtiyaçlarini karsilamak, personelin verimli çalismasini saglamak, bölüm içerisinde uyumu saglamak.

Diger görevler

• Belediye Baskanligi tarafindan verilen yazismalari ve verilen görevleri yapmak.
• Diger birimlerle uyumlu çalismak
• Belediye Baskanligi tarafindan düzenlenen organizasyon, kutlama ve törenlere katilmak ve görev yapmak
• Tüm encümen ve meclis kararlarini ve yazismalarin arsivlenmesini saglamak.

YAZI ISLERI MÜDÜRÜNÜN GÖREV YETKI VE SORUMLULUKLARI

• Müdürlük hizmetlerinin zamaninda, verimli ve düzenli bir sekilde yürütülmesini saglamak.
• Görev bölümö yapmak, izin, hastalik vb. durumlarda yerine bir baskasinin görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamamasi için gerekli önlemleri almak.
• Baskanliktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen evraklarin kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar dogrultusunda islem görmesini saglamak.
• Meclis toplanti göndeminin belediye baskani tarafindan belirlenmesini ve meclis üyelerine zamaninda dagitiminin yapilmasini saglamak.
• Baskanliktan encümene gönderilen evrakin zamaninda ve eksiksiz olarak ilgili birime gönderilmesini saglamak.
• Meclise veya encümene gönderilecek dosyalari incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanliklarin ilgili müdürlükçe giderilmesini saglamak.
• Çalisma verimini arttirmak amaciyla, kanunlari, idari ve genel yargi kararlarini ve bunlarla ilgili yayinlari satin almak ve abone olmak.
• Belediye Baskanliginin ve Yazi Isleri Müdürlüğünün ihtiyaçlarinin karsilanmasinda gerçeklestirme görevlisi olarak görev yapma Ihtiyaçlarin gerçeklestirme asamasinda ihale komisyonu baskanligi yapma ve diger birimlerin ihtiyaçlarin giderilmesinde ihale komisyonunda görev alma
• Birim faaliyet raporlarini birlestirip Baskanlik faaliyet raporu haline getirir. Ilgili kurumlara gönderir.
• Evlendirme memurlugu islerini yürütür. Bunlarla ilgili kayitlari tutmak. Rapor ve yazilari ilgili kurumlara göndermek.
• Belediye Baskaninin verecegi diger isleri yapmak

MECLIS VE ENC�MEN KARARLARINDA G�REV VE SORUMLULUKLARI:

• � Meclis ve Enc�mene iliskin yazilari hazirlar, meclis ve Enc�men evrakini karar defterine kaydeder ve sonu�larini s�tunlarina isler.
• � Meclis ve Enc�mene iliskin g�ndemde bulunan dosyalari d�zenler, g�ndemi hazirlar. Bu dosyalari g�ndem sirasina g�re numaralar ve karton i�erisine sirayla yerlestirir, baskanliga sunar.
• � Meclisten Komisyonlarina g�nderilen dosya ve yazilari ilgilisine teslim eder.
• � Meclis ve Enc�mene ait yazi ve kararlari d�zenler, yazar, imza islerini tamamlattirir. Izlenmesinden sorumludur.
• � Meclis ve Enc�men �yelerinin, huzur haklarinin puantajini hazirlar ve zamaninda �denmesi i�in ilgili birime g�nderir.
• � Meclis ve Enc�men Karar Defterini d�zenli bir sekilde tutar. Defterdeki imzalarin tam olmasina �zen g�sterir.
• � Meclis ve Enc�men kararlarinin imzasi tamamlandiktan sonra ilgili M�d�rl�klere gecikmeden g�nderilmesini saglar.
• � Meclis veya Enc�mene ait karar ve tutanak asillarini dosyalarina yerlestirerek saklanmasina, kaybolmamasina �zen g�sterir.
• � Enc�mence incelenmek �zere yetkili heyete verilen dosyayi heyete imza karsiliginda teslim eder, dosyanin izlenmesinden sorumludur.

• G�rev ve �alismalarin y�r�t�lmesinde ve her t�rl� evrakin kaybindan sorumludur.

GENEL EVRAK KAYIT ILE ILGILI SORUMLULUKLARI

• � Belediye baskanligina gelen her �esit yazi ilgili personel tarafindan alinarak havale edilecegi birime g�ndermek
• � Konusu itibariyle birden �ok birimi ilgilendiren yazilarin suretlerinin �ogaltilarak ilgili birimlere g�nderilmesini saglar.
• � Konusu itibariyle �nemli ve ivedi yazilarin ilgili birime g�nderilmesini saglar.
• � Gizlilik dereceli yazilar a�ildiktan sonra Belediye Baskani tarafindan havalesinin yapilmasini saglar.
• � Giden evraklari zimmet defterine kayit ettirerek ulasacagi kurum ve kuruluslara titizlikle teslim edilmesini saglar.
• � Posta ile g�nderilecek olan evraklarin islemlerini yaparak, kisa s�rede PTT' ye g�nderilmesini saglar.
• � Belediyeye gelen ve giden t�m evraklarin kayit islemlerinin noksansiz yapilmasini takip eder.
• � Kaybolan evraklardan her zaman i�in sorumludur.